Thời gian qua, cùng với việc tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp, UBND xã Lạc Đạo đã thường xuyên bám sát, nắm chắc tình hình cơ sở, phát hiện các kịp thời những vụ việc phát sinh để giải quyết theo quy định của pháp luật nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính. Trong công tác cải cách thủ tục hành chính, quy trình tiếp nhận thủ tục hành chính là bước đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng.

1. Cách thức tiếp nhận:

a) Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải có trách nhiệm hướng dẫn các cá nhân, tổ chức kê khai, chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, chi tiết.

b) Hướng dẫn các cá nhân, tổ chức cách thức nộp hồ sơ theo quy định tại văn bản pháp luật qua các như hình thức: nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của UBND xã; nộp thông qua dịch vụ bưu điện công ích hoặc trực tuyến tại Cổng dịch vụ công.

2. Quy trình tiếp nhận:

Đối với hồ sơ được nhận theo cách thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu điện, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống một cửa điện tử của xã.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, cán bộ, công chức  tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính;

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân của Cổng Dịch vụ công trực tuyến;

b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình quy định.

Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công trực tuyến.

Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức cung cấp cho người nộp hồ sơ.

Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết thì thực hiện theo quy định và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử.